6 Trucchi per Mettere il Pilota Automatico a Mail

Gestire le proprie mail può diventare snervante, oggi infatti ne riceviamo a migliaia alla settimana, e rischiamo di impazzire nel tentare di gestirle tutte. Con qualche accorgimento però possiamo risparmiare tanto tempo prezioso…

Molti non lo sanno (o non vi si sono mai cimentati) ma l’applicazione Mail ha una grande funzione, chiamata Rules (Regole), che in pratica permette di impostare una serie di azioni automatiche in successione, attivabili con un semplice clic.

Regola 1: Evidenziare Messaggi con i Colori

Certe volte, tra la miriade di mail che riceviamo, capita di trascurarne alcune che magari potrebbero essere importanti. Per evitare ciò si può impostare una regola per evidenziare automaticamente delle specifiche mail di un particolare mittente, o con un oggetto specifico o ancora in base al destinatario. Apriamo dunque Mail, clicchiamo sulla voce Mail nella barra in alto e selezioniamo Preferenze, poi clicchiamo su Regole e quindi su Aggiungi.


Da qui digitiamo il nome che vogliamo dare alla regola e selezioniamo nel primo menù la voce “si verificano tutte le”. Nel secondo menù selezioniamo la voce Da e in quello accanto Contiene, nella casella a lato inseriamo l’indirizzo email della persona che vogliamo risulti evidenziata. Ovviamente possiamo inserire più mittenti evidenziati cliccando su + e ripetendo le operazioni come sopra.

Nelle caselle successive selezionare Imposta colore e di sfondo, poi selezionate il colore desiderato. Quando avete finito cliccate su ok, il gioco è fatto.

Regola 2: Evidenzia Messaggi che Contengono una Specifica Parola (o il tuo Nome)

Se volete evidenziare qualsiasi messaggio che contiene una specifica parola o nome, fate come segue.

Nei menù di prima selezioniamo la voce “si verificano tutte le”, impostate Il contunuto del messaggio e Contiene. Adesso scrivete la parola o il nome contenuto nel messaggio che volete evidenziare.

Nelle caselle successive selezionare Imposta colore e di sfondo, poi selezionate il colore desiderato. Quando avete finito cliccate su ok, il gioco è fatto.

Regola 3: Inoltrare Automaticamente un Messaggio

Se per esempio vi trovate in vacanza, magari volete che i messaggi del vostro account di lavoro vengano inoltrati automaticamente al vostro account personale, o meglio all’account del collega che vi sostituisce.


Nei menù di prima selezioniamo la voce “si verificano tutte le”, Oggetto, Contiene e scrivete l’oggetto della mail che volete inoltrare. . Sotto selezionate inoltra messaggio  e scrivete l’indirizzo email al quale deve essere inoltrato.

Regola 4: Creare un Messaggio di Risposta Automatico

Se magari vi trovare sempre in vacanza e non intendete occuparvi di rispondere alle mail, potete creare un messaggio automatico che verrà inviato a tutti i mittenti delle mail in entrata. In questo modo potete avvertire il mittente che siete in ferie e che risponderete soltanto rientrati in ufficio.

Nei menù di prima selezioniamo la voce “si verificano tutte le”, Account, selezionate il vostro account, sotto selezionate Rispondi al messaggio e cliccate su Rispondi con un messaggio di testo. Scrivete il messaggio che volete.

Ricordatevi di eliminare questa regola quando non vi serve più, altrimenti Mail continuerà a rispondere alle vostre mail.

Regola 5. Creare un Suono di Allerta

Mail fa già il suo rumorino per avvertirvi dell’arrivo della mail, ma se ne ricevete tante lo ignorerete e lascerete accumulare le vostre mail, se però aspettate un mail importante e volete distinguere il suono da quello normale fate ciò:


Nei menù di prima selezioniamo la voce “si verificano tutte le”, Da e Contiene. Poi selezionate sotto Riproduci suono  e selezionate uno dei suoni che più vi piace dal menù.

Regola 6: Spostare Automaticamente i Messaggi

Se usate catalogare i vostri messaggi in specifiche cartelle da voi create, potete impostare questa regola che vi permette di catalogare le mail automaticamente.


Nei menù di prima selezioniamo la voce “si verificano tutte le”, Da Contiene. Scrivete la mail del mittente da catalogare.  Sotto selezionate Sposta messaggio e selezionate la cartella.

 

Spero che questa guida sia utile e soprattutto chiara, in ogni caso se avete dei dubbi fate pure domande lasciando un commento.

 

 

Leave A Reply

Your email address will not be published.

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.