Come funziona Google Drive?

Come funziona Google Drive?- Se hai bisogno di condividere file di documenti o immagini con tuoi colleghi, magari anche in una sede distaccata, volendo consentendo anche loro di apportare modifiche o commentare,

hai bisogno di uno strumento che ti consenta di farlo online, in tempo reale, senza complicate manovre di invio/ricevimento di posta elettronica che ti complica la vita e ti fa perdere tempo. Questo è rappresentato da Google Drive.

Possiamo affermare che Google Drive è uno strumento di condivisione di singoli file o intere cartelle con altre persone, Online. Questa risorsa è disponibile non solo per Computer ma anche per Smartphone e Tablet, sia con sistema operativo Android che con iOS, semplicemente scaricando l’App dai rispettivi Store.

Come accedere a Google Drive?

Ti parliamo intanto di come gestire Google Drive dal computer che è molto probabilmente la modalità maggiormente usata; infatti, siccome questo strumento è usato prevalentemente per scopi lavorativi, anche se non solo, il Computer è il mezzo più utilizzato.

Il requisito fondamentale è possedere un Account Google, senza il quale non potrai utilizzare Google Drive, quindi se già hai un account puoi passare oltre a questa descrizione, diversamente devi crearlo.

Come creare un Account Google

Niente di più semplice:

  • Collegati dal tuo computer a Google.it
  • Sulla pagina che si è aperta seleziona la voce “Altre opzioni”
  • Seleziona “Crea un Account

Ti verrà richiesto di compilare un modulo con alcuni dati e seguire le indicazioni successive. Al termine avrai attivato il tuo nuovo Account con il nome utente e la password che ti serviranno per accedere a Google Drive.

Ritorna sulla Home Page di Google e collegati con Google Drive dalla barra di ricerca.

Iniziare ad operare su Google Drive

Quando ti compare la pagina iniziale di Google Drive ti verrà proposto un breve tutorial che ti consigliamo comunque di leggere. Tra le altre cose ti informerà che hai a disposizione 15 GB per caricare foto e documenti.

Caricando file e foto dal tuo computer, di fatto fai un’azione di Backup che ti permette di avere sempre l’accesso ai file e alle cartelle anche nel caso che si guasti irrimediabilmente il computer, evitando di perdere materiale prezioso.

Nello stesso tempo i file che deciderai di rendere condivisibili, saranno disponibili per le persone che tu decidi che lo siano, online, in tempo reale. Per iniziare ad operare con Google Drive, dopo aver letto il breve tutorial, seleziona il comando “Vai al Drive” e sei pronto a condividere. Avrai davanti una videata come quella nell’immagine.

Come caricare file e cartelle su Google Drive

Una volta che sei andato al Drive e ti si è aperta la pagina de il mio Drive, hai la possibilità di operare con diverse opzioni:

  • Cartella per creare una nuova cartella in cui inserire i tuoi file dal computer, importandoli anche da chiavette esterne o schede di memoria.
  • Carica Cartella ti consente di caricare su Google Drive intere cartelle con tutto il loro contenuto, senza dover necessariamente caricare un file per volta
  • Caricamento di File per caricare singoli file attingendo da quelli presenti in memoria del computer o da device esterni, appunto, come chiavette o schede di memoria.

Una volta selezionata l’operazione che vuoi svolgere seleziona il contenuto che vuoi caricare e l’operazione è completata. Puoi anche caricare semplicemente cliccando sul file che desideri caricare (o la cartella) e trascinarla al centro della schermata rilasciando il pulsante del mouse, sarà ugualmente caricato.

Il file o la cartella caricata compare nella sezione principale di “Il mio Drive“.

Come condividere file e cartelle con Google Drive

Siamo arrivati alla parte operativa della condivisione di file e cartelle tramite Google Drive, la parte più interessante lasciato alle spalle tutto quello che è il lavoro preliminare. Ci siamo, puoi partire a condividere i tuoi contenuti con le persone che saranno abilitate a farlo e questo lo decidi esclusivamente tu.

La sicurezza, quindi è totalmente salvaguardata, se decidi di condividere i tuoi file con una persona , significa che hai fiducia oppure sei obbligato a farlo da esigenze lavorative, in ogni caso nessuno che non sia espressamente, volutamente abilitato potrà accedere ai file che decidi di mettere in condivisione.

Dalla pagina principale di Google Drive:

  • Seleziona con il pulsante destro del mouse il file o la cartella che hai caricato
  • Clicca alla voce “Condividi
  • inserisci nella finestra che si apre l’indirizzo della persona con cui vuoi condividere il contenuto.

Di lato trovi un simbolo della matita: cliccando su questo simbolo puoi selezionare se consentire al destinatario di modificare online il file condiviso oppure solo di commentarlo o ancora se solo visualizzarlo, dipende da te, da quali sono le esigenze relative a ciò che stai per condividere.

Fatto questo clicca su “fine” e il contenuto selezionato è condivisibile dall’utente indicato secondo le modalità che hai impostato.

Modificare le impostazioni

In ogni momento puoi modificare le tue impostazioni, ad esempio, consentire modifiche al file oppure modificare gli accessi o inibire il Download, la stampa, la copia. Una volta reimpostate le tue scelte, concludi la fase cliccando su “Salva modifiche

Se il destinatario della tua condivisione non ha Google, non avrebbe la possibilità di accesso ai file condivisi. Esiste comunque la possibilità di farlo tramite un Link. Per questo, vai su “Ottieni link condivisibile” e la persona destinataria potrà accedere al tuo file semplicemente cliccando sul Link.

Come funziona Backup e Sincronizzazione

Attraverso la funzione di Backup e sincronizzazione puoi sincronizzare Online i file presenti sul tuo computer in modo da avere sempre una copia dei file, senza rischiare di perderli per qualsiasi motivo e potervi accedere da qualsiasi altro computer ovunque tu ti trovi.

L’utilità è notevole, soprattutto quando ti devi spostare frequentemente e il tuo computer non è un portatile. Come puoi fare ad accedere dall’altra parte del mondo da un qualunque computer senza questa funzione?

Per avere attivo Backup e sincronizzazione devi semplicemente scaricarlo e cliccare su “Si” per confermare il Download. Il programma viene installato e da questo momento ti consente di utilizzarlo.

Al termine dell’installazione premi su “Inizia” e inserisci i dati del tuo account google per il Login. Infine conferma e avrai l’apertura della pagina “Il mio Laptop”

Su questa pagina devi scegliere cosa sincronizzare Online e confermare con “Avanti”.

Nella pagina che si apre successivamente scegli se sincronizzare tutte le cartelle presenti o solo quelle che vuoi selezionare.

Chiudi la procedura con il pulsante “Avvia” e il computer metterà in sincronizzazione gli elementi che hai selezionato. Ovunque ti trovi potrai agevolmente accedere ai file che ti servono in qualsiasi momento, come se avessi con te il tuo computer.

Google Drive su altri Device

Come detto in premessa, abbiamo dato priorità e maggiore spazio all’utilizzo di Google Drive attraverso il computer, che è il mezzo principalmente usato per condividere file e cartelle ma nulla impedisce di utilizzare questo strumento anche dallo Smartphone o dal Tablet.

Sugli Store per Android e per iOS troverai l’App di Google Drive e ti basterà scaricarla per avere le stesse funzionalità anche dal tuo device mobile.

Una volta scaricata l’App aprila e fai Tap su “Aggiungi persone” al fine di caricare la tua lista di utenti con cui condividere i file. Operativamente l’operazione di condivisione avviene con le medesime modalità descritte per il computer.

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